Primeiros passos para uma gestão de telefonia corporativa
A comunicação faz parte de todas as frentes de um negócio, o que a torna imprescindível para um fluxo operacional positivo.
Nesse contexto, o telefone é uma das ferramentas mais utilizadas no cotidiano corporativo, mas para que seu potencial seja aproveitado sem elevar os custos, é preciso uma boa gestão de telefonia.
Apesar de tirar o sono de muitos gestores, reduzir despesas com o plano de telefonia sem perder qualidade é mais fácil do que parece. Afinal, com um gerenciamento bem estruturado, é possível, ao mesmo tempo, economizar e melhorar os resultados.
A estratégia a ser utilizada varia de uma empresa para outra, a depender das suas prioridades, modelo e tipo de atendimento. Neste artigo falaremos sobre o tema e apresentaremos os primeiros passos para a sua gestão de telefonia corporativa. Continue acompanhando!
Estabeleça seu perfil de consumo
O primeiro passo para desenvolver uma boa gestão de telefonia corporativa é entender o perfil de consumo da empresa. Para tanto, as seguintes perguntas devem ser respondidas:
Em quais ocasiões seus colaboradores usam o telefone?
Todos os funcionários precisam ter uma linha de telefone disponível ou apenas os dos setores de atendimento ao cliente e vendas?
Funcionários que realizam trabalhos externos usam pacote de dados de internet corporativo?
A atuação do seu negócio engloba outros estados ou países para que ligações interurbanas ou internacionais sejam necessárias?
O pacote de telefonia contratado realmente apresenta um bom custo-benefício?
Com as respostas dessas perguntas você conseguirá identificar os motivos principais que aumentam os seus gastos de telefonia corporativa. Desse modo, ajustar e minimizar desperdícios será uma tarefa muito mais simples e a sua gestão de telefonia será facilitada.
Realize auditorias
Para a auditoria de faturas é necessário a adoção de softwares de gestão de custos e de gestão da mobilidade corporativa. Lembrando que a auditoria o ajudará a apontar para sua gerência/diretoria os resultados reais do corte de gastos no setor.
Por meio de uma auditoria de telecom, é possível descobrir os erros da operadora e o mau uso do equipamento, mas somente uma solução completa de controle de custos de telefonia poderá impulsionar sua gestão e gerar valor aos processos internos da sua empresa.
A auditoria de faturas é um processo que gera controle de despesas na sua empresa, definindo qual departamento, centro de custo e funcionário tem maior custo, para onde mais ligam, se a operadora é a ideal e outros detalhes importantes.
Por isso, comece realizando auditoria de linhas telefônicas comparando os valores cobrados por serviços com as tarifas contratadas. Em seguida, busque oportunidades para eliminar serviços desnecessários e cobranças indevidas, identificando os departamentos que mais utilizam essa ferramenta.
Observe quais ramais ficam mais tempo nas ligações e para quais localidades as ligações são feitas para, com isso, encontrar a operadora com menor custo. Desta forma, você já dará um grande passo para sua gestão!
Reavalie seu plano de telefonia corporativa
Respondidas as perguntas iniciais e realizada a auditoria, é hora de reavaliar se o plano contratado pela sua empresa atende suas necessidades e se o preço cobrado é justo. Para isso, você deverá fazer pesquisas e realizar orçamentos com operadoras diferentes e negociar melhores planos e condições para a sua empresa, ainda que seja para permanecer com a mesma operadora.
Oriente seus funcionários
Avaliar a postura e o traquejo dos funcionários no uso e trato com clientes durante os telefonemas também é parte importante de uma gestão de telefonia corporativa. Além de verificar se os aparelhos estão sendo utilizados adequadamente e nenhum desperdício está ocorrendo, você aproveitará esse momento para avaliar a performance do seu time de vendas e de atendimento ao cliente.
Feita essa avaliação, é o momento de oferecer feedbacks (que devem ser sempre feitos com discrição, cordialidade e simpatia, especialmente quando negativos) e orientar os colaboradores acerca das expectativas da empresa em relação ao uso do telefone.
Após concluir a leitura do post, é possível observar que a gestão de telefonia corporativa é uma estratégia essencial para a empresa que deseja ter uma boa relação com o público, desenvolver um bom fluxo operacional e, claro, reduzir custos. Portanto, o uso consciente do telefone é vital para a saúde da empresa, como um todo.
