Atualmente, existem vários meios para que os gestores de TI, já tão sobrecarregados de tarefas, possam reinventar o setor de Tecnologia da Informação e trazer resultados positivos para a
empresa. Para chegar a esse patamar, é importante conhecer as vantagens da auditoria em telecom.
Se você quer tornar a sua organização mais eficiente e produtiva, é preciso aprender como esse processo pode tornar o setor mais eficiente e ágil.
A exemplo de outras auditorias realizadas nas empresas, a área de telecomunicações também precisa passar, vez ou outra, por uma vistoria, a fim de identificar possibilidades de melhorias. É caso da sua empresa? Então acompanhe mais detalhes sobre esse assunto agora.
O que é uma auditoria em telecom?
Como o próprio nome já diz, uma auditoria em telecom é realizada por uma empresa especializada na área de gestão em telecomunicação. O trabalho é desempenhado por equipes treinadas para analisar e controlar o uso do telefone e outras ferramentas de comunicação.
Quando esses recursos são usados de maneira incorreta, podem ocasionar prejuízos para a corporação. Ou pior: a empresa pode estar pagando por algo que nem sequer usou.
Para identificar tudo isso, a auditoria é realizada com equipamentos modernos que fazem uso de softwares que conseguem realizar uma verdadeira varredura nos registros telefônicos da companhia. Somente dessa forma, é possível identificar falhas nas contas e controlar a forma como esse recurso é utilizado pela empresa.
Quais as principais vantagens da auditoria em telecom?
Contratar uma auditoria em telecom para fazer o elo entre as telecomunicações e a tecnologia da informação por meio da gestão do setor traz muitas vantagens para a empresa. Veja o que ela faz pelos negócios:
Analisar os valores das faturas
Para extrair ao máximo as vantagens da auditoria em telecom, a empresa de consultoria precisa analisar cuidadosamente suas despesas por meio das faturas enviadas a cada setor ou diretamente com a equipe da própria central ou administrativa.
Dessa forma, é possível observar se as tarifas cobradas nos últimos meses correspondem ao que foi contratado junto à operadora de telecomunicações.
Isso parece simples, mas é um trabalho detalhista que na correria do dia a dia e sem os recursos adequados as companhias não conseguem parar para avaliar. Por isso, é importante contar com quem entende do assunto.
Essa ação é primordial, pois cada companhia recebe um tipo de serviço das operadoras, principalmente aquelas que fazem uso de call center. Para contratos especiais, é preciso checar se as tarifas cumprem o que foi acordado entre as partes.
Isso exige bastante atenção por parte dos gestores, pois, além de verificar as contas, é necessário confirmar se as linhas que, porventura, tenham sido canceladas, foram devidamente excluídas das faturas, evitando as cobranças indevidas.
Além disso, é preciso avaliar se o provedor está fornecendo os serviços de telecomunicação com a qualidade contratada — o que é comprovado facilmente pela auditoria. Caso contrário, a empresa deverá, obrigatoriamente, ser ressarcida.
Reduzir os custos
O principal foco da auditoria é, sem dúvidas, evitar o desperdício de recursos com pagamentos indevidos de serviços e identificar equipamentos ociosos, que podem ser reaproveitados de outra maneira pelo setor de TI.
Ainda que, em um primeiro momento, pareça pouco dinheiro para chamar a atenção do empresário, os erros nas faturas de telefonia e telecomunicações podem fazer toda a diferença para o caixa da empresa, especialmente se o gestor pensar na redução de custos em longo prazo.
Automatizar processos
Não é incomum encontrar empreendimentos onde chegam pilhas de faturas de concessionárias de telecomunicação que devem ser validadas, gerando um grande trabalho, especialmente no call center, não é mesmo?
Ao documentar os planos contratados e a quantidade de linhas utilizadas, o gestor de TI pode investir em iniciativas e ferramentas para automatizar o controle e a gestão de todas as contas de telecom da organização, de maneira centralizada, tornando todo o processo mais ágil e eficaz.
Além de manter as despesas em ordem e otimizar os sistemas, a auditoria em telecom, quando aliada a tecnologias com melhor custo-benefício, como a telefonia IP, pode enxugar custos, contribuindo para elevar a rentabilidade do negócio.
Gerenciar despesas de telecomunicações
Uma das grandes vantagens da auditoria em telecom é a possibilidade de gerenciar e aperfeiçoar processos por meio de soluções inovadoras. Assim, o gestor consegue ver onde o dinheiro é gasto e todas as informações do sistema.
Isso permite que a empresa consiga elevar o seu poder de compra ao negociar melhores preços com fornecedores de serviços de telefonia e internet ou otimizar os planos tarifários de maneira vantajosa para o gestor.
Ou seja, na prática, conhecer e gerenciar despesas e processos ineficientes são vantagens da auditoria em telecom imprescindíveis para tomar decisões mais acertadas voltadas para o planejamento orçamentário e estratégico por parte do gestor de TI.
Comparar planos
Uma auditoria em telecom é eficaz também na identificação de outras oportunidades de serviços. Por exemplo: ao ter profissionais especialistas em telecomunicações e TI dedicados à sua empresa, você aumentará as suas chances de descobrir soluções para o setor, como a mudança de planos de telefonia ou o ajuste de determinados equipamentos.
A auditoria poderá avaliar se o plano que está em vigor para sua companhia vale mesmo a pena ou se existem outras possibilidades mais adequadas e econômicas no mercado para você mudar a forma como executa as telecomunicações dentro da empresa.
Informar com consistência
Qual é o custo real do telecom para a sua empresa? Uma consultoria benfeita vai além da análise quantitativa da sua conta de telefone. Ela levanta dados consistentes, fazendo um mapeamento completo do setor.
É o fim dos achismos ou das teorias sem comprovação. Você terá em suas mãos os custos reais de cada linha telefônica, do uso incorreto ou coerente de cada departamento e isso lhe dará informações para gerir os processos de comunicação. Afinal, ter dados atualizados é fundamental para gestão telecom.
Vale mesmo a pena realizar uma auditoria telecom?
Muitos gestores ainda se perguntam se é realmente necessário realizar uma auditoria em telecom. Diante de todas os benefícios citados acima não há dúvidas que realizá-la terá um impacto positivo nas suas operações.
E embora seja um trabalho minucioso, uma auditoria em telecom não custa caro tendo em vista as inúmeras vantagens que ela proporciona para o seu negócio.
É uma forma inteligente de focar nos resultados, controlar gastos e descobrir novas maneiras de otimizar o uso das telecomunicações da empresa.
